Arhivarea documentelor este un proces complex, care presupune o succesiune de etape de lucru premergătoare operațiunii efective de depozitare. Practic pentru a ajunge la arhivare este nevoie să urmezi o întreagă procedură, iar despre aceasta și etapele ei discutăm în cele ce urmează.
Sortarea documentelor
Prima etapă în procesul de arhivare documente este sortarea a documentelor, ceea ce presupune clasificarea acestora pe categorii. Se vor delimita astfel documentele contabile, juridice, documentele de resurse umane, garanții, mailuri și orice alt tip de document, fie el fizic sau digital.
În această primă etapă vei putea observa și documentele care au ieșit din perioada în care puteau fi arhivate, caz în care poate fi nevoie de un serviciu profesional de distrugere acte, cu ajutorul căruia să poți elimina acele acte care nu îți mai sunt de trebuință. Distrugerea documentelor este un proces care trebuie să fie făcut de către firme specializate, în condiții de siguranță și confidențialitate, tocmai pentru ca datele conținute de documente să nu fie accesibile altor terțe persoane. Documentele pot fi organizate pe ani sau după alte criterii, în funcție de reglementările interne ale fiecărei firme.
Inventarierea documentelor
După ce a fost realizată sortarea documentelor, este nevoie să fie făcută inventarierea acestora, atribuind un cod aferent fiecărui tip de document. Această etapă are rolul de a crea și respecta un sistem pe baza căruia documentele să poată fi găsite cu ușurință, în funcție de codul aferent fiecărei categorii.
Pregătirea documentelor în vederea arhivării
Indiferent dacă vorbim despre crearea unei arhive fizice sau digitale, documentele trebuie să treacă prin câteva etape, astfel încât să ajungă la arhivare. Documentelor fizice trebuie să li se îndepărteze accesoriile de prindere, cum ar fi agrafele, și, de asemenea, trebuie îndepărtate etichetele inutile sau alte tipuri de hârtii pe care sunt menționate alte detalii. Dacă arhiva pe care urmează să o creezi este una digitală, atunci pasul următor îl constituie scanarea documentelor. Ulterior scanării documentelor, li se atribuie de asemenea un cod pentru fiecare tip și pentru folderul aferent pentru stocare. În general, depozitarea digitală se poate face pe servere sau pe hard disk-uri externe, lucru care facilitează destul de mult costurile în ceea ce privește arhivarea. „Depozitarea” se poate face, de asemenea, și în cloud, aceasta fiind una dintre cele mai moderne soluții pentru stocarea arhivelor.
În cazul în care depozitarea se face fizic, este necesar să fie găsit un spațiu uscat (lipsit de umiditate și condens), cu o ventilație bună, suficient de spațios și protejat împotriva apariției incendiilor. Documentele arhivate vor trebui dispuse conform codurilor alocate, pe rânduri și coloane, pentru a putea fi găsite mai ușor.
Acestea sunt etapele care stau la baza unei arhivări corecte, cu respectarea cerințelor și reglementărilor impuse de lege. Ai grijă de documentele firmei tale și alege servicii profesionale de arhivare fizică sau digitală, sau de distrugere în siguranță a documentelor pe care nu mai este necesar să le depozitezi.