Când trebuie pregătite raportările anuale de mediu?

Articol creat in colaborare cu

Raportările anuale de mediu nu ar trebui începute în perioada în care se apropie termenul de depunere. Pentru multe firme, datele necesare trebuie strânse și verificate pe tot parcursul anului, deoarece raportarea finală are la bază documente, cantități și operațiuni care au avut loc în luni diferite.

În cazul evidenței deșeurilor, obligația de raportare anuală este legată de informațiile din anul precedent. Asta înseamnă că, pentru activitatea desfășurată într-un an calendaristic, firma trebuie să pregătească datele la începutul anului următor. Termenul uzual pentru transmiterea evidenței către Agenția pentru Protecția Mediului este până la 15 martie, însă anumite categorii de raportări pot avea reguli, formulare sau termene specifice.

Pregătirea din timp este importantă mai ales pentru firmele cu mai multe puncte de lucru, cu activități variate sau cu fluxuri de deșeuri care ajung la colectori diferiți. În astfel de situații, centralizarea făcută cu doar câteva zile înainte de termen poate duce la omisiuni, diferențe între documente sau cantități declarate greșit.

 

Raportarea anuală se pregătește pe parcursul întregului an

O greșeală frecventă este ideea că raportarea anuală poate fi realizată rapid, doar prin verificarea facturilor de la colectori. În realitate, o raportare corectă depinde de evidența lunară a deșeurilor generate, stocate și predate.

De exemplu, o firmă poate avea documente separate pentru carton, folie, plastic, lemn, echipamente electrice, toner, baterii, uleiuri uzate sau deșeuri rezultate din activități de renovare. Dacă aceste documente nu sunt păstrate într-un mod organizat, devine dificil să fie corelate corect la începutul anului următor.

Pentru a evita aglomerarea din perioada raportării, este util ca firma să urmărească regulat:

• ce tipuri de deșeuri au fost generate în fiecare lună;

• ce cantități au fost predate către operatori autorizați;

• ce documente au fost primite pentru colectare, transport sau valorificare;

• ce deșeuri au rămas stocate temporar la punctele de lucru;

• dacă au apărut activități noi care pot genera fluxuri suplimentare de deșeuri.

O evidență actualizată periodic reduce riscul de a lucra cu estimări. În plus, firma poate observa mai rapid dacă lipsește un document sau dacă există neconcordanțe între cantitățile interne și cele înscrise în actele emise de colector.

 

Începutul anului este perioada pentru centralizare și verificare

După încheierea anului calendaristic, firma trebuie să transforme informațiile strânse lunar într-o situație completă. Această etapă este recomandat să înceapă încă din ianuarie, nu în luna martie.

În primul rând, se verifică dacă toate punctele de lucru au transmis informațiile necesare. O companie cu sediu social, depozit, magazin, atelier sau șantier poate avea deșeuri diferite în fiecare locație. Datele trebuie reunite astfel încât raportarea să reflecte activitatea reală a întregii firme.

Apoi, persoana responsabilă trebuie să compare evidențele interne cu documentele justificative. Este important ca fiecare cantitate declarată să poată fi susținută prin avize, procese-verbale, facturi, formulare de încărcare-descărcare sau alte documente de predare.

În această perioadă, merită verificat:

• dacă toate deșeurile au fost încadrate pe codurile corespunzătoare;

• dacă există documente pentru fiecare predare efectuată;

• dacă sunt incluse și deșeurile generate ocazional, nu doar cele recurente;

• dacă evidența conține informații din toate locațiile active;

• dacă există cantități raportate în unități de măsură greșite;

• dacă anumite documente lipsesc sau necesită clarificări din partea colectorului.

O verificare atentă în ianuarie și februarie oferă timp pentru corectarea problemelor. De exemplu, dacă firma constată că nu a primit un document de predare pentru anumite cantități, poate solicita clarificări înainte de transmiterea raportării.

 

De ce nu este bine să aștepți ultimul moment?

În apropierea termenului anual, atât firmele, cât și consultanții sau operatorii de colectare pot avea un volum mare de solicitări. Dacă documentele sunt incomplete, obținerea lor poate dura, iar verificarea datelor devine mai dificilă.

Pregătirea târzie poate genera mai multe probleme:

• cantități raportate estimativ, fără documente justificative;

• omiterea unor fluxuri de deșeuri generate rar;

• neincluderea unui punct de lucru secundar;

• introducerea greșită a codului deșeului;

• confundarea deșeurilor generate cu produsele introduse pe piață;

• transmiterea unei raportări care necesită ulterior corecturi sau explicații.

O firmă care își pregătește evidențele constant nu trebuie să reconstituie activitatea de pe întreg anul în câteva zile. În schimb, poate folosi perioada de la începutul anului doar pentru verificarea finală și completarea raportării.

 

Când trebuie actualizate datele, chiar dacă raportarea este anuală?

Deși transmiterea se face anual, anumite schimbări trebuie urmărite imediat. Nu este recomandat ca firma să aștepte finalul anului pentru a analiza o activitate nouă, un nou punct de lucru sau un nou tip de deșeu.

Este bine ca evidențele să fie actualizate atunci când:

• se deschide sau se închide un punct de lucru;

• firma începe să lucreze cu alte materii prime ori ambalaje;

• apar lucrări de construcții, renovare sau demolare;

• sunt scoase din uz echipamente electrice, utilaje sau mobilier;

• se schimbă operatorul care colectează deșeurile;

• apar deșeuri periculoase sau fluxuri care nu existau anterior.

Aceste modificări pot influența modul în care sunt organizate documentele și informațiile care trebuie raportate. Cu cât sunt identificate mai devreme, cu atât este mai ușor să fie gestionate corect.

 

O organizare bună face raportarea anuală mai simplă

Raportările anuale de mediu nu trebuie privite ca o activitate izolată, realizată doar în luna martie. Ele sunt rezultatul unei evidențe bine ținute pe parcursul anului și al unei verificări făcute din timp după închiderea perioadei de raportare.

Pentru firme, cea mai eficientă abordare este stabilirea unei rutine interne: colectarea documentelor lunar, centralizarea informațiilor pentru fiecare punct de lucru și verificarea datelor la începutul anului următor. Astfel, raportarea poate fi pregătită fără presiune, cu informații complete și cu riscuri mai mici de erori.